Condizioni di prenotazione e cancellazione

Preghiamo l’utente di leggere con attenzione le norme di prenotazione sotto riportate per una corretta gestione dei rapporti con la struttura. Si ricorda che la struttura riceve solo su appuntamento. La struttura applica tutte le normative vigenti in materia di prevenzione al Covid-19.

Come prenotare – PAZIENTE NUOVO

• E’ possibile per l’utente prendere un primo contatto con la struttura tramite:
  – Chiamata telefonica.
  – Messaggio on-line: form di contatto del sito della struttura / form della pubblicità sui social network / chat dei social network.
  – Messaggio via mail/WhatsApp/SMS.
  
• La segreteria della struttura ricontatterà l’utente tramite telefono/mail/WhatsApp/SMS entro 24 ore lavorative e, dopo aver fissato l’appuntamento, invierà all’utente tramite mail/WhatsApp/SMS una comunicazione (form on-line “Check your Smile in!”) nella quale viene invitato a confermare l’appuntamento entro le 24 ore successive alla ricezione della stessa, mediante compilazione del form on-line e pre-autorizzazione all’addebito su carta di credito o carta prepagata.
  
• E’ possibile per l’utente prenotare l’appuntamento in maniera autonoma, tramite sito del gestionale di studio, Alfadocs. La segreteria della struttura ricontatterà l’utente tramite telefono/mail/WhatsApp/SMS entro 24 ore lavorative per confermare l’appuntamento. In questo caso la struttura si riserva di proporre una data o un orario alternativo a quello richiesto dall’utente. Dopo aver confermato l’appuntamento, la segretaria invierà all’utente tramite mail/WhatsApp/SMS una comunicazione (form on-line “Check your Smile in!”) nella quale l’utente viene invitato a confermare l’appuntamento entro le 24 ore successive alla ricezione, mediante compilazione del form on–line e pre-autorizzazione all’addebito su carta di credito o carta prepagata.
  
• E’ possibile per l’utente prenotare l’appuntamento di persona, presso la struttura (preannunciando per via telefonica il proprio arrivo). L’utente dovrà fornire i suoi dati personali e recapiti, affinché la segreteria possa inviargli la comunicazione (form on-line “Check your Smile in!”) nella quale viene invitato a confermare l’appuntamento entro le 24 ore successive, mediante compilazione del form on–line e pre-autorizzazione all’addebito su carta di credito o carta prepagata.

La ricezione della comunicazione (form on-line “Check your Smile in!”) avverrà entro 10 giorni dalla data dell’appuntamento fissato. Nel caso in cui l’utente fosse un minore di 18 anni, la compilazione della form on-line deve essere effettuata da parte dei genitori o da chi esercita la responsabilità genitoriale.

Per il perfezionamento della prenotazione tramite form on-line, prima di procedere all’invio, è richiesto all’utente di accettare espressamente, apponendo una spunta nell’apposito riquadro, le presenti modalità di prenotazione e condizioni di cancellazione, nonché di prendere visione dell’informativa privacy e dell’informativa Covid-19. La piattaforma utilizzata per la pre-autorizzazione sarà PayPal (si ricorda all’utente che è sufficiente essere titolari di una carta di credito o prepagata per effettuare il pagamento, non è quindi indispensabile essere in possesso di un account PayPal). Con l’invio del form on-line, la prenotazione viene successivamente confermata con messaggio inviato all’indirizzo e-mail inserito in fase di prenotazione, contenente il riepilogo dei termini essenziali della prenotazione. Nel caso di difficoltà di ricezione delle nostre comunicazioni via mail, preghiamo l’utente di controllare nella cartella di posta indesiderata/spam.

Come prenotare – PAZIENTE GIA’ DELLA STRUTTURA
Nel caso in cui l’utente sia già paziente della struttura, dopo aver fissato l’appuntamento tramite telefono/mail/WhatsApp/SMS/di persona, riceverà da parte della struttura:
1) tramite mail/WhatsApp la richiesta di presa visione delle presenti “Condizioni di prenotazione e politica di cancellazione”;
2) tramite mail/WhatsApp una comunicazione nella quale l’utente viene invitato a confermare l’appuntamento entro le 24 ore successive alla ricezione, mediante compilazione della pre autorizzazione all’addebito su carta di credito o carta prepagata, riportante importo pari a quello del trattamento prenotato.

La ricezione delle comunicazioni al punto 1) e 2) avverrà entro 10 giorni dalla data dell’appuntamento fissato. Nel caso in cui l’utente fosse un minore di 18 anni, le richieste al punto 1) e 2) devono essere eseguite da parte dei genitori o da chi esercita la responsabilità genitoriale. La piattaforma utilizzata per la pre-autorizzazione sarà PayPal (si ricorda all’utente che è sufficiente essere titolari di una carta di credito o prepagata per effettuare il pagamento, non è quindi indispensabile essere in possesso di un account PayPal). Con la compilazione della pre-autorizzazione all’addebito su carta di credito o carta prepagata, la prenotazione viene successivamente confermata con messaggio tramite mail/WhatsApp, contenente il riepilogo dei termini essenziali della prenotazione. Nel caso di difficoltà di ricezione delle nostre comunicazioni via mail, preghiamo l’utente di controllare nella cartella di posta indesiderata/spam.

L’erogazione dei servizi prenotati è garantita esclusivamente nel giorno e nell’orario selezionati. In caso di ritardo superiore a 15 minuti da parte del paziente, l’erogazione dei servizi sarà subordinata alle eventuali disponibilità residue verificabili in struttura.

L’utente viene generalmente informato circa la durata prevista per l’appuntamento (solitamente tra i 60 e 90 minuti). E’ in ogni caso suo compito informarsi previamente della durata della seduta presso la struttura e garantire la presenza per tutto il tempo necessario alla prestazione a regola d’arte del servizio richiesto. La struttura si riserva di variare le modalità di accesso, nonché la disponibilità e le condizioni di utilizzo dei servizi prenotati, al fine di conformarsi alle disposizioni emergenziali eventualmente emanate dalle competenti Autorità per il contenimento dell’emergenza sanitaria da Covid-19. In quel caso l’utente riceverà specifica comunicazione.

Metodo di pagamento
Il pagamento può essere effettuato mediante carta di credito o carta prepagata, tramite PayPal. In fase di prenotazione (compilazione del form on–line “Check your Smile in!” o su richiesta di pagamento mandata direttamente dalla struttura tramite PayPal) viene richiesto di indicare una carta di credito in corso di validità a garanzia del pagamento, su piattaforma PayPal. Si ricorda all’utente che è sufficiente essere titolari di una carta di credito o carta prepagata per effettuare il pagamento, non è quindi indispensabile essere in possesso di un account PayPal.

Eventuali modalità alternative di pagamento (carte di pagamento, bonifico bancario o contanti) devono essere concordate espressamente con la struttura in occasione del primo contatto telefonico e comunque entro 10 giorni dalla data dell’appuntamento fissato. L’utilizzo di modalità alternative di pagamento richiede comunque la presa visione da parte dell’utente delle presenti modalità di prenotazione e condizioni di cancellazione; nonché – nel caso di paziente nuovo – la comunicazione dei propri dati personali tramite form on-line con presa visione dell’informativa privacy e dell’informativa Covid-19. In caso di mancato pagamento della prestazione entro le 48 ore lavorative antecedenti l’orario dell’appuntamento, lo stesso sarà da ritenersi automaticamente annullato.

Nel caso di difficoltà di ricezione delle nostre comunicazioni via mail, preghiamo l’utente di controllare nella cartella di posta indesiderata/spam.

Nel caso l’utente invii alla struttura una prenotazione on-line per errore, sarà cura dell’utente annullare la pre-autorizzazione su carta di credito o carta prepagata. Nel caso in cui per errore la struttura autorizzi l’addebito su carta di credito o carta prepagata, sarà cura della struttura provvedere tempestivamente alla restituzione della somma.

Pre-autorizzazione al pagamento e pagamento
Una volta inseriti i dati della propria carta di credito o prepagata, PayPal verificherà nell’immediato la validità della procedura appena conclusa. Nessun importo viene incassato in fase di pre-autorizzazione. In caso di esito negativo della pre-autorizzazione, l’utente sarà contattato dalla struttura tramite mail o telefonicamente per comunicare che la prenotazione è temporaneamente sospesa e per indicare il nuovo termine entro il quale è possibile rettificare il metodo di pagamento per portare a termine la prenotazione on-line e quindi per confermare l’appuntamento. In assenza di rettifica nel termine indicato, la prenotazione sarà annullata definitivamente. L’effettivo addebito avverrà attraverso la piattaforma PayPal nelle 48 ore lavorative antecedenti l’orario dell’appuntamento fissato.

In alcuni casi particolari (ad esempio, se la struttura stabilisce di ricevere in appuntamento il paziente in fasce orarie o in giorni straordinari), la struttura si riserva di comunicare preventivamente per iscritto al paziente una diversa tempistica di addebito. L’addebito potrà quindi avvenire nei cinque giorni lavorativi antecedenti l’orario dell’appuntamento fissato.

Condizioni di cancellazione prenotazione
Se l’utente si trova impossibilitato a presentarsi all’appuntamento fissato, puoi inviare alla struttura una comunicazione di cancellazione, via:

• mail all’indirizzo info@whitesmilemilano.com
• via SMS o via WhatsApp al numero 328.5654300

La cancellazione è gratuita sino a 48 ore lavorative antecedenti l’orario selezionato per l’appuntamento, indipendentemente dal metodo di pagamento adottato. Nei sopracitati casi particolari (ad esempio, se la struttura stabilisce di ricevere in appuntamento il paziente in fasce orarie o in giorni straordinari), la cancellazione è gratuita sino a cinque giorni lavorativi antecedenti l’orario dell’appuntamento fissato, a seconda di quanto preventivamente indicato dalla struttura. La mancata cancellazione nei termini sopra indicati e la mancata presentazione in struttura comportano l’addebito del 100% del costo dei servizi prenotati sullo stesso metodo di pagamento inserito in fase di prenotazione. Nel caso di pagamenti maggiori di €200,00, la struttura riconoscerà un credito all’utente. Il credito sarà pari alla differenza tra la cifra pagata e l’importo di €200,00 per ogni ora di appuntamento prenotato. A titolo esemplificativo: a fronte di un pagamento di €4.000,00 per un intervento chirurgico della durata di due ore, in caso di mancata cancellazione entro i termini, il credito sarà pari a €3.600,00, così calcolati: €4.000,00 – (€200,00 x 2 ore).

Fatturazione
Ad avvenuto pagamento sarà trasmessa una fattura con marca da bollo virtuale, con piena validità a fini fiscali. Si ricorda che anche in caso di annullamento della prenotazione in violazione delle condizioni di cancellazione verrà addebitato il costo della prestazione a titolo di penale e verrà emessa la relativa fattura con marca da bollo virtuale. Si ricorda, infine, che le prestazioni sanitarie non sono soggette a IVA.